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REGRAS BÁSICAS PARA COMPRAR BEM
Retirado
da Biblioteca do SEBRAE
Atributo: ESPECIFICAÇÃO CORRETA DOS
PEDIDOS
Processo: PLANEJAMENTO DAS COMPRAS
ORIENTAÇÕES SOBRE O INSTRUMENTO:
O
QUE É:
Documento que trata da importância do planejamento
de compras, apresentando as regras básicas
para comprar bem, além de oferecer informações
relevantes para se evitar os erros mais comuns na
operação de compras.
PARA QUE SERVE:
O instrumento apresenta uma rotina básica de
compras baseada na experiência de empresários
de pequeno porte que atingiram certo grau de desenvolvimento.
Esta rotina deve ser encarada somente como sugestão.
Você poderá adaptá-la ao tamanho
e às características de sua empresa.
COMO SE UTILIZA:
Ao se aproximar da época prevista para as compras,
suas atividades devem seguir uma rotina que pode ser
dividida nas seguintes etapas:
1. Preparar a previsão de vendas.
2. Ajustar a previsão às possibilidades
da empresa.
3. Decidir o que vai comprar.
4. Elaborar orçamento para as compras previstas
durante um período
5. Elaborar orçamento de mercadorias por seção.
6. Efetivar as compras.
7. Acompanhar os pedidos.
Vamos procurar entender cada uma dessas etapas, a
fim de melhor organizar a sua rotina de compras.
1. Preparar a previsão
de vendas.
A previsão de vendas, normalmente, é
feita para um determinado período, de acordo
com as necessidades de cada empresa. Uma empresa do
ramo do vestuário ou calçado, por exemplo,
faz previsão de vendas para seis meses, aproveitando-se
a conjugação das estações
primavera/verão e outono/inverno. Nada impede,
entretanto, que se façam previsões para
períodos maiores ou menores.
Em muitas empresas, a preparação da
previsão está ligada ao setor de compras.
Esta, contudo, não parece ser a melhor solução.
Se a preparação da previsão fica
por conta do setor de compras, o setor de vendas que
é, em última análise, o maior
interessado, entra na elaboração da
previsão como um simples informante,
não assumindo a responsabilidade por ela.
Assim, parece que o mais acertado é fazer com
que a previsão de vendas seja um trabalho conjunto
dos setores de compras e de vendas.
Também é aconselhável que se
faça uma previsão para cada seção
da empresa. Para isso, as seções devem
ser consideradas individualmente e, só mais
tarde, reunidas em uma só, para fins de planejamento.
Dessa forma, orientado pelas previsões, o setor
de compras terá condições de
estabelecer a relação
estoque/venda para atender às vendas previstas.
2. Ajustamento da previsão
às possibilidades da empresa.
Preparadas as previsões de vendas, por setor
ou departamento, e consolidadas na previsão
global para o período, elas devem ser checadas
e discutidas em reuniões. Dessas reuniões,
além do empresário, devem tomar parte
os encarregados dos setores de compras, de vendas
e financeiro da empresa.
É muito importante a participação
do encarregado do setor financeiro, pois ele funcionará
nas reuniões como advogado do diabo, pois é
ele que conhece a real situação financeira
do estabelecimento, suas limitações
e possibilidades. Afinal, quando se discute o que
se pretende vender e, por conseqüência,
aquilo que se
pretende comprar, o controle financeiro é quem
dita a última palavra.
Vejamos o caso de um estabelecimento de vendas de
móveis. Uma série de características
do mercado atingido por essa empresa demonstra que
os consumidores pretendem investir nesses produtos,
como forma de aplicar bem o dinheiro. Mesmo que o
encarregado de vendas tenha bons argumentos para justificar
a compra de grande quantidade de conjuntos de estofados,
por exemplo, só o encarregado do setor financeiro
poderá dizer se a empresa pode ou não
dispor do capital necessário. Certamente ele
irá demonstrar que de nada adiantam mirabolantes
projetos se a empresa não tiver condições
de suportar as despesas
decorrentes dessas compras.
Neste caso, as limitações impostas pela
situação vivida pela empresa podem modificar
a previsão de vendas feitas pelos departamentos
de compras e de vendas.
3. Decidir o que vai
comprar.
Com base na previsão de vendas já ajustada,
o setor de compras toma a decisão do que vai
comprar, levando em consideração o plano
de desembolso mensal.
O setor financeiro, levando em conta a relação
estoque/venda fornecida pelo setor de compras, vai
planejar os desembolsos mensais necessários
para as compras, além de indicar como e onde
buscar, se necessários, os recursos para complementar
o capital de giro da empresa.
4. Orçamento
para as compras previstas durante o período.
Esta quarta etapa também fica por conta do
setor financeiro. O controle financeiro estabelece
um orçamento para o setor de compras, a fim
de que este possa por em prática as aquisições
programadas para o período. Este orçamento
prevê o cronograma dos desembolsos, mês
a mês.
5. Orçamento
das mercadorias por seção.
Após a elaboração do orçamento
que atende às aquisições de mercadorias
previstas para um determinado período, é
necessário detalhar o orçamento para
cada uma das seções da empresa.
Esse orçamento só poderá ser
feito a partir do momento em que a empresa estiver
de posse da previsão de vendas aprovada; do
orçamento que vai dispor para o período
considerado; do conhecimento das mercadorias necessárias
à complementação do estoque e
de saber, com precisão, o que será necessário
adquirir na parte que se refere a novidades.
Com esses dados, o encarregado do setor de compras
tem condições de organizar um orçamento
de mercadorias para cada seção da empresa.
Ao elaborar esse orçamento, o encarregado de
compras estabelece as cotas de compras mensais, de
acordo com o cronograma geral recebido.
6. Efetivação
das compras.
Quando tudo está organizado, esta etapa é
muito fácil de ser cumprida. Com certeza o
setor de compras de sua empresa já tem todos
os seus tradicionais fornecedores cadastrados. Assim,
ele poderá fazer as encomendas de forma a atender
às limitações ditadas pelo cronograma
de desembolso mensal.
À medida que o setor de compras vai providenciando
as aquisições, tanto o setor de vendas
quanto o setor financeiro devem ser simultaneamente
informados sobre as mercadorias que foram adquiridas
e as datas previstas para a chegada delas.
O setor financeiro, por sua vez, deve ser permanentemente
informado sobre:
recebimento e a aceitação dos produtos/mercadorias/serviços
comprados; produtos/mercadorias/serviços que,
por qualquer motivo, foram rejeitados; e cancelamento
de pedidos.
No recebimento das mercadorias/produtos/serviços
é necessário que o setor de compras
faça o controle de qualidade. Esse controle
implica na verificação dos artigos recebidos.
Em alguns casos, quando é impossível
analisar artigo por artigo, como é o caso de
sacos de feijão ou de arroz, por exemplo, o
controle pode
ser feito por amostragem, que consiste na retirada
e exame acurado de amostras representativas do lote
recebido.
7.
Acompanhamento dos pedidos.
Esta
é uma etapa muito importante. É fundamental
que o encarregado das compras acompanhe os pedidos
em trânsito, ou seja, aqueles que foram feitos,
mas ainda não foram atendidos.
Com
agir para que esta última etapa se realize
a contento? É simples:
-
Acompanhe permanentemente os pedidos, telefonando
para os fornecedores e insistindo para que as entregas
se processem conforme o combinado. Lembre-se: se isso
não acontecer, o planejamento fica prejudicado,
especialmente no que se refere a mercadorias que dependem
de moda ou época.
-
Verifique o acúmulo de encomendas não
entregues, pois na época da efetivação
dos pedidos, as mesmas se avolumam nas fábricas,
isto porque as empresas organizadas fazem seus pedidos
mais ou menos no mesmo período.
Retirado da Biblioteca do site
do Sebrae: www.biblioteca.sebrae.com.br
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